नवंबर 7, 2019को संशोधित किया गया

उद्देश्य

• वर्जीनिया सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम (§ 2.2-3700, एट सीक्यू.) (FOIA या अधिनियम) के तहत अनुरोधों के लिए समय पर और पूर्ण प्रतिक्रियाएं प्रदान करने की एक कुशल और प्रभावी प्रक्रिया स्थापित करना;
• अधिनियम की सार्वजनिक जानकारी से जुड़ी ज़रूरतों के अनुसार गवर्नर ऑफ़िस के अनुपालन की सुविधा के लिए; और
• किसी व्यक्ति को अपने अधिकारों के अधिनियम के तहत सार्वजनिक रिकॉर्ड दिखाने और जवाब देने वाली सार्वजनिक संस्था की ज़िम्मेदारियों को सलाह देने के लिए।

स्कोप

यह नीति राज्यपाल के कार्यालय को भेजे गए सभी FOIA अनुरोधों पर लागू होती है, जिसमें राज्यपाल; राज्यपाल के चीफ ऑफ स्टाफ, परामर्शदाता, नीति निदेशक और कैबिनेट सचिव; अंतर-सरकारी मामलों के लिए राज्यपाल के सहायक; और वे व्यक्ति शामिल हैं, जिन्हें राज्यपाल ने वर्जीनिया कोड § 2 के अनुसार अपना अधिकार सौंपा है। 2-104 (कार्यालय)।

एक्ट के तहत अधिकार और जिम्मेदारियां

अधिनियम, § 2.2-3700, वगैरह वर्जीनिया संहिता के, राष्ट्रमंडल के नागरिकों और राष्ट्रमंडल में प्रसारित मीडिया के प्रतिनिधियों को सार्वजनिक निकायों, सार्वजनिक अधिकारियों और सार्वजनिक कर्मचारियों द्वारा रखे गए सार्वजनिक अभिलेखों तक पहुंच की गारंटी देता है।

सार्वजनिक रिकॉर्ड कोई भी लेखन या रिकॉर्डिंग होता है — चाहे वह कागजी रिकॉर्ड हो, इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल हो, ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग हो, या कोई अन्य फ़ॉर्मेट हो - जिसे सार्वजनिक व्यवसाय के लेनदेन में किसी सार्वजनिक निकाय या उसके अधिकारियों, कर्मचारियों या एजेंट के पास तैयार किया गया हो या उसके स्वामित्व में हो। यह माना जाता है कि सभी सार्वजनिक रिकॉर्ड खुले हैं, और उन्हें तभी रोका जा सकता है, जब कोई खास, वैधानिक बहिष्करण लागू होता है।

FOIA का उद्देश्य सरकारी गतिविधियों के बारे में जनता में जागरूकता बढ़ाना है। FOIA के अनुसार कानून की व्याख्या उदारतापूर्वक, पहुंच के पक्ष में की जानी चाहिए, तथा सार्वजनिक अभिलेखों को रोके रखने की अनुमति देने वाले किसी भी बहिष्करण की व्याख्या संकीर्ण रूप से की जानी चाहिए।

अनुरोधकर्ता के FOIA अधिकार

कॉमनवेल्थ के नागरिक और कॉमनवेल्थ में सर्कुलेशन वाले मीडिया प्रतिनिधि यह कर सकते हैं:

• सार्वजनिक रिकॉर्ड या दोनों की जांच करने या उनकी कॉपियां पाने का अनुरोध करें;
• अनुरोध करें कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के लिए किसी भी शुल्क का पहले से अनुमान लगाया जाए;
• यदि अनुरोधकर्ता का मानना है कि उसके FOIA अधिकारों का उल्लंघन किया गया है, तो FOIA के अनुपालन के लिए बाध्य करने हेतु जिला या सर्किट न्यायालय में धारा 2.2-3713 के अनुसार याचिका दायर करें; तथा
• यूएस मेल, फ़ैक्स, ईमेल, व्यक्तिगत रूप से या फ़ोन पर रिकॉर्ड का अनुरोध करें। FOIA DOE यह आवश्यक नहीं है कि अनुरोध लिखित रूप में हो, न ही DOE स्पष्ट रूप से यह बताने की आवश्यकता है कि रिकॉर्ड FOIA के तहत मांगे जा रहे हैं। हालांकि, कृपया ध्यान दें:
• लिखित रूप में अनुरोध करना मददगार हो सकता है। इससे अनुरोध का रिकॉर्ड मिलता है। इससे यह भी पता चलता है कि किन रिकॉर्ड का अनुरोध किया जा रहा है, ताकि मौखिक अनुरोध को लेकर कोई ग़लतफ़हमी न हो। हालाँकि, कार्यालय लिखित रूप में नहीं तो मौखिक FOIA अनुरोधों का जवाब देगा।
• अनुरोध में मांगे गए रिकॉर्ड की पहचान “वाजिब ख़ासियतों” के साथ होनी चाहिए। यह सामान्य ज्ञान का मानक है। इसमें अनुरोधित अभिलेखों की संख्या या मात्रा का उल्लेख या सीमा निर्धारित नहीं DOE ; बल्कि, इसमें यह अपेक्षित है कि अनुरोध इतना विशिष्ट हो कि कार्यालय मांगे गए अभिलेखों की पहचान कर सके और उनका पता लगा सके।
• अनुरोध में रिकॉर्ड या दस्तावेज़ मांगे जाने चाहिए। FOIA अभिलेखों का निरीक्षण या प्रतिलिपि बनाने का अधिकार प्रदान करता है; यह उस स्थिति में लागू नहीं होता DOE जहां कार्यालय के कार्य के बारे में सामान्य प्रश्न पूछे जाते हैं।
• रिकॉर्ड का अनुरोध करने वाला व्यक्ति व्यवसाय के नियमित पाठ्यक्रम में कार्यालय द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्राप्त करना चुन सकता है। उदाहरण के लिए, अगर किसी Excel डेटाबेस में बनाए गए रिकॉर्ड का अनुरोध किया जाता है, तो अनुरोध के अनुसार उन रिकॉर्ड्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से, ईमेल के माध्यम से या कंप्यूटर डिस्क पर प्राप्त करने या उन रिकॉर्ड की एक प्रिंटेड कॉपी प्राप्त करने का चुनाव किया जा सकता है।

अगर ऑफ़िस के पास अनुरोध के बारे में कोई प्रश्न हैं, तो ऑफ़िस अनुरोध करने वाले व्यक्ति के साथ काम करके यह समझने की कोशिश करेगा कि क्या जानकारी मांगी जा रही है। FOIA अनुरोध करना कोई विरोधात्मक प्रक्रिया नहीं है, लेकिन कार्यालय को अनुरोध के संबंध में स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है।

FOIA अनुरोध का जवाब देने में कार्यालय की जिम्मेदारियाँ

ऑफ़िस को अनुरोध मिलने के पाँच (5) कार्य दिवसों के भीतर उसका जवाब देना होगा। अनुरोध मिलने के अगले दिन “पहला दिन” माना जाता है।  पांच दिवसीय अवधि में सप्ताहांत या छुट्टियां शामिल DOE हैं। अगर 5बजे ईएसटी के बाद कोई अनुरोध प्राप्त होता है, तो अनुरोध अगले कार्य दिवस प्राप्त माना जाएगा।

सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करने का कारण ज़रूरी नहीं है।  ऑफ़िस यह नहीं पूछेगा कि रिकॉर्ड का अनुरोध क्यों किया जा रहा है। तथापि, FOIA DOE कार्यालय को अनुरोधकर्ता का नाम और कानूनी पता पूछने की अनुमति देता है।

FOIA के अनुसार कार्यालय को पांच दिन की समयावधि के भीतर अनुरोध पर निम्नलिखित में से कोई एक प्रतिक्रिया देनी होती है:

• हम अनुरोध किए गए सार्वजनिक रिकॉर्ड को उनके पूरे हिस्से में उपलब्ध कराएँगे।
• हम अनुरोध किए गए सभी सार्वजनिक रिकॉर्ड वापस ले लेंगे, क्योंकि सभी सार्वजनिक रिकॉर्ड किसी खास वैधानिक बहिष्करण के अधीन होते हैं। अगर सभी रिकॉर्ड रोके जा रहे हैं, तो ऑफ़िस को लिखित रूप में जवाब देना होगा। उस लिखित जवाब में रोके जा रहे रिकॉर्ड के वॉल्यूम और विषय की पहचान करनी चाहिए और वर्जीनिया कोड का वह खास सेक्शन बताना चाहिए जो सार्वजनिक रिकॉर्ड को उजागर होने से बचाता है।
• हम अनुरोध किए गए कुछ सार्वजनिक रिकॉर्ड उपलब्ध कराएँगे, लेकिन दूसरे रिकॉर्ड वापस ले लेंगे। अगर उसके सिर्फ़ एक हिस्से को शामिल नहीं किया जाता है, तो ऑफ़िस पूरा रिकॉर्ड वापस नहीं ले सकता। ऐसी स्थिति में, ऑफ़िस रिकॉर्ड के उस हिस्से में बदलाव कर सकता है जिसे रोका जा सकता है और उसे बाकी का सार्वजनिक रिकॉर्ड देना होगा। ऑफ़िस को वर्जीनिया कोड के खास सेक्शन के बारे में बताते हुए एक लिखित जवाब देना होगा, जिससे अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के कुछ हिस्सों को वापस रखा जा सकता है।
• यदि कार्यालय के लिए पांच दिन की अवधि के भीतर अनुरोध का जवाब देना तार्किक रूप से असंभव है, तो कार्यालय को परिस्थितियों को स्पष्ट करते हुए लिखित रूप में यह बताना होगा। इससे कार्यालय को अनुरोध का जवाब देने के लिए सात (7) अतिरिक्त कार्य दिवस मिलेंगे।

यदि अनुरोध बहुत बड़ी संख्या में सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए है और कार्यालय अन्य संगठनात्मक जिम्मेदारियों को बाधित किए बिना बारह (12) दिनों के भीतर रिकॉर्ड उपलब्ध नहीं करा सकता है, तो कार्यालय अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त समय के लिए अदालत में याचिका दायर कर सकता है। तथापि, FOIA के लिए यह आवश्यक है कि कार्यालय न्यायालय में याचिका दायर करने से पहले अनुरोधकर्ता के साथ अनुरोध या उत्पादन के दायरे के संबंध में सहमति बनाने के लिए उचित प्रयास करे।

लागतें

• ऑफ़िस को रिकॉर्ड का भुगतान करने के लिए सार्वजनिक रिकॉर्ड की तलाश करने वाले व्यक्ति की आवश्यकता हो सकती है। FOIA कार्यालय को FOIA अनुरोधों पर प्रतिक्रिया देने की वास्तविक लागत के लिए शुल्क लेने की अनुमति देता है। इसमें वे आइटम शामिल होंगे जैसे कि अनुरोध किए गए रिकॉर्ड खोजने में स्टाफ का समय, कॉपी करने का खर्च या अनुरोध किए गए रिकॉर्ड की सप्लाई से सीधे संबंधित कोई अन्य लागत। इसमें सामान्य ओवरहेड लागत शामिल नहीं हो सकती।
• अगर ऑफ़िस का अनुमान है कि किसी अनुरोध का जवाब देने के लिए $200 से ज़्यादा का खर्च आएगा, तो ऑफ़िस से अनुरोध का जवाब देने से पहले, सार्वजनिक रिकॉर्ड की तलाश करने वाले व्यक्ति को डिपॉज़िट का भुगतान करना होगा।
• सार्वजनिक रिकॉर्ड चाहने वाला व्यक्ति अनुरोध कर सकता है कि ऑफ़िस अनुरोध किए गए रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए शुल्कों का पहले से अनुमान लगाए। इससे रिकॉर्ड की तलाश करने वाला व्यक्ति किसी भी लागत को पहले से समझ पाएगा, या उसे अनुमानित लागत कम करने की कोशिश में अनुरोध में बदलाव करने का मौका मिलेगा।

आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले एक्सक्लूज़न

अधिनियम किसी भी सार्वजनिक निकाय को सार्वजनिक प्रकटन से कुछ रिकॉर्ड वापस लेने की अनुमति देता है। ऑफ़िस आमतौर पर इन एक्सक्लूज़न के आधार पर रिकॉर्ड वापस ले लेता है (हालांकि एक्ट या वर्जीनिया कोड के तहत अन्य एक्सक्लूज़न भी सार्वजनिक रिकॉर्ड को उजागर होने से बचा सकते हैं):

• कार्मिक रिकॉर्ड (§ 2। 2-3705। 1(1));
• रिकॉर्ड्स, अटॉर्नी क्लाइंट के विशेषाधिकार के आधार पर (§ 2। 2-3705। 1(2)) या अटॉर्नी वर्क प्रॉडक्ट (§ 2। 2-3705। 1(3));
• विक्रेता का मालिकाना जानकारी वाला सॉफ़्टवेयर (§ 2। 2-3705। 1(6));
• कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से पहले, बातचीत और कॉन्ट्रैक्ट दिए जाने से संबंधित रिकॉर्ड (§ 2। 2-3705। 1(12)); और
• कामकाजी कागज़ात और गवर्नर का पत्राचार (§ 2। 2-3705। 7(2))।