एफओआईए के अनुरोध

अधिकार और जिम्मेदारियां

The Rights of Requesters and the Responsibilities of The Office of the Governor under The Virginia Freedom of Information Act

The Virginia Freedom of Information Act (“FOIA”), § 2 में स्थित है। Code of Virginia का 2-3700 वगैरह, Commonwealth के नागरिकों और मीडिया के प्रतिनिधियों को सार्वजनिक निकायों, सार्वजनिक अधिकारियों और सार्वजनिक कर्मचारियों के सार्वजनिक रिकॉर्ड तक पहुँच की गारंटी देता है।

एक सार्वजनिक रिकॉर्ड कोई भी लेखन या रिकॉर्डिंग है - भले ही वह एक पेपर रिकॉर्ड, एक इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल, एक ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग, या कोई अन्य प्रारूप हो - जो सार्वजनिक व्यवसाय के लेनदेन में किसी सार्वजनिक निकाय या उसके अधिकारियों, कर्मचारियों या एजेंटों के कब्जे में या उसके स्वामित्व में है।  सभी सार्वजनिक रिकॉर्ड खुले माने जाते हैं, और केवल तभी रोके जा सकते हैं जब कोई विशिष्ट, वैधानिक छूट लागू होती है।

FOIA की नीति में कहा गया है कि FOIA का उद्देश्य सभी लोगों द्वारा सरकारी गतिविधियों के बारे में जागरूकता बढ़ाना है।  इस नीति को आगे बढ़ाने के लिए, FOIA के लिए ज़रूरी है कि ऐक्सेस के पक्ष में कानून की उदारता से व्याख्या की जाए और सार्वजनिक रिकॉर्ड को रोकने की अनुमति देने वाली किसी भी छूट की व्याख्या संकीर्ण रूप से की जानी चाहिए।

राज्यपाल के कार्यालय से सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करना

• आप गवर्नर के कार्यालय ("कार्यालय") से गवर्नर के कार्यालय नेक्स्टरिक्वेस्ट पोर्टल, यूएस मेल, फैक्स, ईमेल, व्यक्तिगत रूप से या फोन पर सार्वजनिक रिकॉर्ड का अनुरोध कर सकते हैं। FOIA के लिए यह ज़रूरी नहीं है कि आप अपना अनुरोध देने के लिए किसी खास तरीके का इस्तेमाल करें।  FOIA के लिए यह ज़रूरी नहीं है कि आपका अनुरोध लिखित रूप में हो, न ही आपको यह बताने की ज़रूरत है कि आप FOIA के अनुसार रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं।
  • व्यावहारिक दृष्टिकोण से, यह आपके और आपके अनुरोध को प्राप्त करने वाले व्यक्ति दोनों के लिए आपका अनुरोध लिखित रूप में रखने में सहायक हो सकता है। यह आपको अपने अनुरोध का रिकॉर्ड बनाने की अनुमति देता है।  यह हमें एक स्पष्ट विवरण भी देता है कि आप किस रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, ताकि मौखिक अनुरोध पर कोई गलतफहमी न हो।  हालाँकि, अगर आप इसे लिखित रूप में नहीं देना चुनते हैं, तो हम आपके FOIA अनुरोध का जवाब देने से मना नहीं कर सकते।
• आपके अनुरोध को उन रिकॉर्डों की पहचान करनी चाहिए जिनकी आप "उचित विशिष्टता" के साथ मांग रहे हैं। यह एक सामान्य ज्ञान मानक है।  यह आपके द्वारा अनुरोध किए जा रहे रिकॉर्ड की मात्रा या संख्या को संदर्भित या सीमित नहीं करता है; इसके बजाय, इसके लिए आवश्यक है कि आप पर्याप्त रूप से विशिष्ट हों ताकि हम उन रिकॉर्डों की पहचान कर सकें और उनका पता लगा सकें जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं।
• आपके अनुरोध को मौजूदा रिकॉर्ड या दस्तावेज़ों के लिए पूछना चाहिए। FOIA आपको रिकॉर्ड जांचने या कॉपी करने का अधिकार देता है; यह ऐसी स्थिति पर लागू नहीं होता है जहाँ आप ऑफ़िस के काम के बारे में सामान्य सवाल पूछ रहे हों, और न ही इसके लिए ऑफ़िस को ऐसा रिकॉर्ड बनाने की ज़रूरत है जो मौजूद नहीं है।
• आप व्यवसाय के नियमित पाठ्यक्रम में Office द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्राप्त करना चुन सकते हैं.
  • उदाहरण के लिए, यदि आप किसी Excel डेटाबेस में बनाए गए रिकॉर्ड का अनुरोध कर रहे हैं, तो आप उन रिकॉर्ड्स को इलेक्ट्रॉनिक रूप से, ईमेल के माध्यम से, कंप्यूटर डिस्क या फ़्लैश ड्राइव पर प्राप्त करने के लिए, या उन रिकॉर्ड्स की मुद्रित प्रतिलिपि प्राप्त करने के लिए चुन सकते हैं.
• अगर हमारे आपके अनुरोध के बारे में कोई प्रश्न हैं, तो कृपया यह स्पष्ट करने के लिए स्टाफ के प्रयासों में सहयोग करें कि आप किस प्रकार के रिकॉर्ड की तलाश कर रहे हैं, या बड़े अनुरोध के जवाब में एक उचित समझौते तक पहुँचने का प्रयास करें। जानकारी की स्वतंत्रता अधिनियम (FOIA) का अनुरोध करना कोई प्रतिकूल प्रक्रिया नहीं है, लेकिन हमें आपके अनुरोध पर आपके साथ चर्चा करनी पड़ सकती है, ताकि हम यह सुनिश्चित कर सकें कि आप किन रिकॉर्ड्स की तलाश कर रहे हैं।

आपके अनुरोध का जवाब देने में कार्यालय की जिम्मेदारियां

• Office को आपके अनुरोध को प्राप्त होने के पाँच कार्य दिवसों के भीतर उसका जवाब देना होगा. "पहला दिन" आपका अनुरोध प्राप्त होने के अगले दिन माना जाता है।  पाँच दिन की अवधि में सप्ताहांत, छुट्टियाँ, या अन्य दिन शामिल नहीं हैं जब कार्यालय व्यवसाय के लिए बंद है।
• Office से सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए आपके अनुरोध के पीछे का कारण अप्रासंगिक है, और आपके अनुरोध का जवाब देने से पहले आपको यह बताने की आवश्यकता नहीं है कि आप रिकॉर्ड क्यों चाहते हैं. हालांकि, FOIA की मदद से, ऑफ़िस को अपना नाम और कानूनी पता देने की ज़रूरत होती है।
• FOIA के लिए ज़रूरी है कि ऑफ़िस पांच दिन की समयावधि में आपके अनुरोध पर निम्नलिखित में से कोई एक जवाब दे:
  1. हम आपको वे रिकॉर्ड पूरी तरह से उपलब्ध कराते हैं, जिनका आपने अनुरोध किया है।
  2. हम आपके द्वारा अनुरोधित सभी रिकॉर्ड को रोक देते हैं, क्योंकि सभी रिकॉर्ड एक विशिष्ट वैधानिक छूट के अधीन हैं। यदि सभी रिकॉर्ड रोके जा रहे हैं, तो हमें आपको लिखित रूप में प्रतिक्रिया भेजनी होगी।  उस लेखन से रिकॉर्ड के वॉल्यूम और विषय वस्तु की पहचान करनी चाहिए, और Virginia कोड का वह खास सेक्शन बताना चाहिए जिससे हम रिकॉर्ड वापस ले सकते हैं।
  3. हम आपके द्वारा अनुरोधित कुछ रिकॉर्ड प्रदान करते हैं, लेकिन अन्य रिकॉर्ड को रोकते हैं। हम पूरे रिकॉर्ड को रोक नहीं सकते हैं यदि इसका केवल एक हिस्सा छूट के अधीन है।  उस उदाहरण में, हम रिकॉर्ड के उस हिस्से को संशोधित कर सकते हैं जिसे रोका जा सकता है, और आपको शेष रिकॉर्ड प्रदान करना होगा।  हमें आपको वर्जीनिया कोड के खास सेक्शन के बारे में एक लिखित जवाब देना होगा, जिससे अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के कुछ हिस्सों को वापस रखा जा सकता है।
  4. हम आपको लिखित रूप में सूचित करते हैं कि अनुरोधित रिकॉर्ड नहीं मिल सकते हैं या मौजूद नहीं हैं (हमारे पास आपके द्वारा अनुरोधित रिकॉर्ड नहीं हैं)। हालाँकि, अगर हम जानते हैं कि किसी अन्य सार्वजनिक निकाय के पास अनुरोधित रिकॉर्ड हैं, तो हमें आपको अपनी प्रतिक्रिया में अन्य सार्वजनिक निकाय के लिए संपर्क जानकारी शामिल करनी चाहिए।
  5. यदि कार्यालय के लिए पांच दिन की अवधि के भीतर आपके अनुरोध का जवाब देना व्यावहारिक रूप से असंभव है, तो हमें इसे लिखित रूप में बताना चाहिए, उन शर्तों को समझाना चाहिए जो प्रतिक्रिया को असंभव बनाती हैं। यह हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त सात कार्य दिवसों की अनुमति देगा, जिससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए कुल बारह कार्य दिवस मिलेंगे।  § 2 के अनुसार अनुरोध की गई आपराधिक खोजी फ़ाइलों के मामले में। 2-3706। वर्जीनिया कोड का 1, आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए हमें अतिरिक्त 60 कार्यदिवस की अनुमति है, जिससे हमें आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए कुल 65 कार्यदिवस मिलेंगे।
• यदि आप बहुत बड़ी संख्या में रिकॉर्ड के लिए अनुरोध करते हैं, और हमें लगता है कि हम अपनी अन्य संगठनात्मक जिम्मेदारियों को बाधित किए बिना बारह कार्य दिवसों के भीतर आपको रिकॉर्ड प्रदान नहीं कर सकते हैं, तो हम आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए अतिरिक्त समय के लिए अदालत में याचिका दायर कर सकते हैं। हालाँकि, FOIA के लिए आवश्यक है कि हम और समय माँगने के लिए कोर्ट जाने से पहले रिकॉर्ड बनाने के संबंध में आपके साथ एक अनुबंध पर पहुँचने का उचित प्रयास करें।

शुल्क

• एक सार्वजनिक निकाय अनुरोधित रिकॉर्ड तक पहुंचने, डुप्लिकेट करने, आपूर्ति करने या खोजने में होने वाली अपनी वास्तविक लागत से अधिक नहीं होने के लिए उचित शुल्क लगा सकता है। कोई भी सार्वजनिक निकाय रिकॉर्ड बनाने या बनाए रखने या सार्वजनिक निकाय के सामान्य व्यवसाय को लेन-देन करने से जुड़ी सामान्य लागतों की भरपाई करने के लिए कोई बाहरी, मध्यस्थ, या अधिशेष शुल्क या व्यय नहीं लगाएगा।  किसी सार्वजनिक निकाय द्वारा लिया गया कोई भी डुप्लिकेट शुल्क दोहराव की वास्तविक लागत से अधिक नहीं होगा।  रिकॉर्ड खोजने से पहले, सार्वजनिक निकाय अनुरोधकर्ता को लिखित रूप में सूचित करेगा कि सार्वजनिक निकाय अनुरोध किए गए रिकॉर्ड को ऐक्सेस करने, डुप्लीकेट करने, सप्लाई करने या खोजने में होने वाली वास्तविक लागत से अधिक न होने के लिए उचित शुल्क ले सकता है और अनुरोधकर्ता से पूछताछ कर सकता है कि क्या वह § 2 के उपखंड F में दिए गए अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए पहले से लागत अनुमान का अनुरोध करना चाहता है। Virginia कोड का 2-3704 ।
• आपको Office से अनुरोध किए गए रिकॉर्ड के लिए भुगतान करना पड़ सकता है. FOIA की मदद से हम FOIA अनुरोधों का जवाब देने की असल लागत के लिए शुल्क ले सकते हैं।  इसमें अनुरोधित रिकॉर्ड की खोज में खर्च किए गए कर्मचारियों के समय, कॉपी लागत, या अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति से सीधे संबंधित कोई अन्य लागत जैसे आइटम शामिल होंगे।  चार्ज किए गए वर्तमान शुल्क की गणना प्रति घंटा दरों के आधार पर की जाती है और इसमें सामान्य ओवरहेड लागत शामिल नहीं होती है।
• अगर हम अनुमान लगाते हैं कि आपके अनुरोध का उत्तर देने में $200 से अधिक का खर्च होगा, तो हम आपके अनुरोध पर आगे बढ़ने से पहले आपको एक जमा राशि का भुगतान करने की आवश्यकता कर सकते हैं, जो अनुमानित राशि से अधिक नहीं होगी। आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए हमारे पास जो पांच दिन होते हैं, उनमें वह समय शामिल नहीं होता जब हम डिपॉजिट मांगते हैं और जब आप जवाब देते हैं।
• आप अनुरोध कर सकते हैं कि हम आपके द्वारा अनुरोधित रिकॉर्ड की आपूर्ति के लिए शुल्क का अग्रिम अनुमान लगा लें। यह आपको किसी भी लागत के बारे में पहले से जानने की अनुमति देगा, या आपको अनुमानित लागत को कम करने के प्रयास में अपने अनुरोध को संशोधित करने का अवसर देगा।  आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए हमें जिन पांच दिनों का समय है, उनमें वह समय शामिल नहीं है जब हम आपको अनुमान भेजते हैं और जब आप जवाब देते हैं।  यदि आप तीस दिनों के भीतर जवाब नहीं देते हैं, तो आपका अनुरोध वापस ले लिया गया माना जाएगा।
• अगर आपको हमारे ऊपर पिछले FOIA अनुरोध का पैसा देना है, जिसका भुगतान तीस दिनों से अधिक समय से नहीं किया गया है, तो ऑफ़िस को आपके नए FOIA अनुरोध का जवाब देने से पहले पुराने देय बिल के भुगतान की आवश्यकता हो सकती है।
• कार्यालय उन अनुरोधों के लिए शुल्क लेने का अधिकार सुरक्षित रखता है जो असामान्य रूप से विशाल, समय लेने वाले या अत्यधिक हैं।

छूट

वर्जीनिया कानून की मदद से ऑफ़िस को सार्वजनिक जानकारी से कुछ रिकॉर्ड वापस लेने की अनुमति मिलती है।  कार्यालय आमतौर पर निम्नलिखित छूटों के अनुसार रिकॉर्ड रोकता है (अन्य भी लागू हो सकते हैं):

• कार्मिक जानकारी (§ 2.2-3705.1(1))
• अटॉर्नी-क्लाइंट विशेषाधिकार (§ 2.2-3705.1(2))
• अटॉर्नी कार्य उत्पाद (§ 2.2-3705.1(3))
• विक्रेता मालिकाना जानकारी (§ 2.2-3705.1(6))
• एक अनुबंध की बातचीत और पुरस्कार से संबंधित जानकारी (§ 2.2-3705.1(12))
• राज्यपाल के कार्यालय के कार्य पत्र और पत्राचार (§ 2.2-3705.7(2))